Вопросы к зачёту

1. Что такое проект? Операционная деятельность и проекты. Признаки успешного проекта.

Проект — временная деятельность для создания уникального результата. Главное: есть начало, конец, цель и уникальный результат.

Операционная деятельность — постоянная, повторяющаяся работа для поддержания бизнеса.

Проект — временная, уникальная работа для достижения конкретной цели.

Успешный проект завершён:

в срок;
в рамках бюджета;
с нужным содержанием;
заказчик доволен.

2. Что такое "управление проектами"? Связь управления проекта с другими областями менеджмента. Ограничения проекта.

Управление проектами — это область менеджмента для управления временной деятельностью с уникальным результатом.

Цель управления проектом — организовать людей, ресурсы, сроки, бюджет и работы так, чтобы достичь результата и удовлетворить заказчика.

Связь с другими областями менеджмента:

Для управления проектами нужны знания:

общего менеджмента: планирование, контроль, мотивация, организация;
экспертной области проекта;
стандартов и нормативов;
коммуникаций и работы с людьми.

Ограничения проекта:

Главные ограничения:

содержание — что нужно сделать;
сроки — за какое время;
стоимость — какой бюджет.

3. Основные участники проекта.

Руководитель проекта — управляет проектом и отвечает за его выполнение.
Спонсор / куратор — обеспечивает проект ресурсами и поддержкой.
Заказчик — принимает результат и оплачивает работу.
Пользователь — использует результат проекта.
Команда проекта — выполняет работы по проекту.
Команда управления проектом — помогает управлять проектом.
Исполняющая организация — организация, чьи сотрудники выполняют проект.
Проектный офис — координирует управление проектами.

4. Фазы проекта. Модели жизненного цикла проектов. Закономерности жизненного цикла проекта.

Фазы проекта — этапы, на которые делят проект для удобства управления. Каждая фаза заканчивается проверяемым результатом, после чего решают: продолжать проект или остановить.

Модели жизненного цикла проекта:

Водопадная — этапы идут последовательно, следующий начинается после завершения предыдущего.
Спиральная — проект развивается через повторяющиеся итерации.
Прототипирование — сначала создаётся прототип, затем уточняются требования.
Инкрементная / гибридная — результат создаётся частями или с сочетанием разных подходов.

Закономерности жизненного цикла:

расходы растут по мере продвижения проекта;
влияние на результат со временем уменьшается;
стоимость изменений со временем увеличивается;
возможность управлять рисками уменьшается;
ущерб от рисков к концу проекта обычно возрастает.

5. Группы процессов управления проектами. Цикл Деминга (PDCA). Области знаний по управлению проектами.

Группы процессов управления проектами:

Инициация — запуск проекта или фазы.
Планирование — определение целей, сроков, бюджета и действий.
Исполнение — выполнение запланированных работ.
Мониторинг и контроль — сравнение с планом и корректировка отклонений.
Завершение — приемка результата и закрытие проекта или фазы.

Цикл Деминга (PDCA):

Plan — планируй.
Do — выполняй.
Check — проверяй результат.
Act — улучшай и корректируй.

Области знаний по управлению проектами:

// TODO

6. Организационное окружение проекта (структуры организаций).

Организационное окружение проекта — это структура организации, в которой выполняется проект. Она влияет на полномочия руководителя проекта, ресурсы и коммуникации.

Основные структуры организаций:

Функциональная — сотрудники работают по отделам. Руководитель проекта слабый или отсутствует.
Проектная — команда создаётся под конкретный проект. Руководитель проекта имеет большие полномочия.
Матричная — сочетание функциональной и проектной структуры.

Виды матрицы:

Слабая матрица — больше власти у функционального руководителя.
Сбалансированная матрица — полномочия проектного и функционального руководителя примерно равны.
Сильная матрица — больше власти у руководителя проекта.

Другие структуры:

простая / органичная;
мультидивизионная;
виртуальная;
гибридная;
офис управления проектами.

Главное: структура организации определяет, насколько легко управлять проектом и получать ресурсы.

7. Устав проекта (содержание). Формирование целей с использованием "фильтров целей".

Устав проекта — документ, который официально запускает проект и даёт руководителю проекта полномочия использовать ресурсы.

Содержание устава проекта:

обоснование проекта;
цели проекта и критерии успеха;
основные требования;
краткое описание проекта;
основные риски;
контрольные события;
общий бюджет;
порядок утверждения;
назначение руководителя проекта;
спонсор проекта и его полномочия.

Цели проекта должны проходить через «фильтры целей».

SMART:

S — конкретные;
M — измеримые;
A — достижимые;
R — ориентированные на результат;
T — ограниченные по времени.

PURE:

позитивно сформулированные;
понятные;
релевантные ситуации;
этичные.

CLEAR:

содержат вызов;
законные;
не вредят окружению;
уместные;
записанные.

8. План управления проектом.

План управления проектом — документ, который описывает, как проект будет выполняться, контролироваться и закрываться.

Он объединяет планы по разным областям проекта и базовые планы по:

срокам;
стоимости;
содержанию.

Что может включать план:

выбранные процессы управления проектом;
методы и инструменты управления;
жизненный цикл проекта;
порядок выполнения работ;
мониторинг и контроль изменений;
управление коммуникациями;
поддержание актуальности базовых планов.

Важно: план должен соответствовать масштабу проекта. Для маленького проекта не нужен слишком подробный план.

Метод набегающей волны — ближайшие этапы планируются подробно, а дальние — укрупнённо. Потом план постепенно уточняется.

9. Метод набегающей волны.

Метод набегающей волны — способ планирования, когда:

ближайшие работы планируются подробно;
дальние этапы планируются укрупнённо;
по мере продвижения проекта план постепенно уточняется.

То есть сначала делают общий план всего проекта, а детальный план — только на ближайший период.

Зачем нужен: чтобы не тратить время на подробный план дальних этапов, которые всё равно могут измениться.

Пример: на ближайший месяц расписаны конкретные задачи, сроки и ответственные, а следующие этапы описаны пока только в общем виде.

10. Руководство и управление работами проекта. За какие работы отвечает руководитель проекта?

Руководство и управление работами проекта — процесс, в котором выполняется план проекта и создаются результаты проекта.

Главная задача руководителя проекта — управлять ходом работ, ресурсами и связями между участниками.

Руководитель проекта отвечает за:

выполнение работ для достижения целей проекта;
расходование денег и трудовых ресурсов;
подбор, обучение и управление командой;
выбор поставщиков;
приобретение и использование ресурсов;
создание и проверку результатов проекта;
управление рисками;
сбор данных по срокам и затратам;
внедрение одобренных изменений;
организацию коммуникаций;
документирование накопленных знаний.

11. Мониторинг и контроль над работами проекта. Что включает в себя мониторинг и контроль?

Мониторинг и контроль над работами проекта — это постоянное наблюдение и анализ выполнения проекта, чтобы понять, идёт ли он по плану.

Что включает мониторинг и контроль:

сравнение фактического хода проекта с планом;
выявление отклонений;
назначение корректирующих или предупреждающих действий;
отслеживание рисков;
контроль выполнения мер реагирования на риски;
ведение актуальной проектной документации;
подготовка отчетов о состоянии проекта;
оценка прогресса и прогнозирование;
обновление данных по затратам и расписанию;
контроль выполнения одобренных изменений.

Главное: мониторинг помогает вовремя заметить проблемы и скорректировать проект.

12. Общее управление изменениями. Утверждение изменений.

Общее управление изменениями — процесс обработки запросов на изменения, их утверждения и внесения в планы проекта.

Проекты редко идут точно по плану, поэтому изменения нужно контролировать.

Как происходит управление изменениями:

замечается отклонение или появляется новое требование;
оценивается влияние изменения на проект;
оформляется запрос на изменение;
запрос рассматривается и утверждается или отклоняется;
утверждённые изменения вносятся в документы и планы проекта.

Что оценивают при изменениях:

содержание;
качество;
сроки;
бюджет;
ресурсы;
риски.

Утверждение изменений:

Изменения могут утверждать:

руководитель проекта;
спонсор проекта;
заказчик;
управляющий комитет.

Существенные изменения, например по содержанию, бюджету или срокам, обычно утверждаются на более высоком уровне.

Любое изменение должно быть согласовано и отражено в документах проекта

13. Управление знаниями проектов.

Управление знаниями проекта — это сбор, хранение и использование опыта и информации, полученных в ходе проекта.

Зачем нужно:

не повторять старые ошибки;
использовать лучшие практики;
быстрее решать похожие задачи;
сохранять опыт команды для будущих проектов.

Что включает:

документирование накопленных знаний;
хранение проектной информации;
обмен знаниями между участниками;
распространение полезного опыта.

Примеры инструментов:

база знаний проекта;
карта знаний проекта;
сообщества практиков;
конференции и встречи;
внутренние порталы, трекеры, сетевые диски;
мессенджеры, почта, документация.

Факторы, влияющие на управление знаниями:

культура доверия и обучения;
географическое распределение команды;
наличие экспертов по знаниям;
требования конфиденциальности.

14. Что такое "Содержание проекта"? Перечислить процессы управления содержанием проекта.

Содержание проекта — это работы, которые нужно выполнить, чтобы создать продукт, услугу или результат с нужными свойствами.

Управление содержанием проекта — определение, что именно надо сделать, контроль этих работ и приемка готовых результатов.

Процессы управления содержанием:

Планирование управления содержанием — как будет определяться и контролироваться содержание.
Сбор требований — выявление и документирование требований участников проекта.
Определение содержания — подробное описание проекта и продукта.
Создание иерархической структуры работ проекта — разбиение проекта на мелкие управляемые части.
Подтверждение содержания — формальная приемка результатов проекта.
Контроль содержания — управление изменениями в содержании проекта.