Вопросы к зачёту

1. Что такое проект? Операционная деятельность и проекты. Признаки успешного проекта.

Проект — временная деятельность для создания уникального результата. Главное: есть начало, конец, цель и уникальный результат.

Операционная деятельность — постоянная, повторяющаяся работа для поддержания бизнеса.

Проект — временная, уникальная работа для достижения конкретной цели.

Успешный проект завершён:

• в срок;
• в рамках бюджета;
• с нужным содержанием;
• заказчик доволен.

2. Что такое "управление проектами"? Связь управления проекта с другими областями менеджмента. Ограничения проекта.

Управление проектами — это область менеджмента для управления временной деятельностью с уникальным результатом.

Цель управления проектом — организовать людей, ресурсы, сроки, бюджет и работы так, чтобы достичь результата и удовлетворить заказчика.

Связь с другими областями менеджмента:

Для управления проектами нужны знания:

• общего менеджмента: планирование, контроль, мотивация, организация;
• экспертной области проекта;
• стандартов и нормативов;
• коммуникаций и работы с людьми.

Ограничения проекта:

Главные ограничения:

• содержание — что нужно сделать;
• сроки — за какое время;
• стоимость — какой бюджет.

3. Основные участники проекта.

• Руководитель проекта — управляет проектом и отвечает за его выполнение.
• Спонсор / куратор — обеспечивает проект ресурсами и поддержкой.
• Заказчик — принимает результат и оплачивает работу.
• Пользователь — использует результат проекта.
• Команда проекта — выполняет работы по проекту.
• Команда управления проектом — помогает управлять проектом.
• Исполняющая организация — организация, чьи сотрудники выполняют проект.
• Проектный офис — координирует управление проектами.

4. Фазы проекта. Модели жизненного цикла проектов. Закономерности жизненного цикла проекта.

Фазы проекта — этапы, на которые делят проект для удобства управления. Каждая фаза заканчивается проверяемым результатом, после чего решают: продолжать проект или остановить.

Модели жизненного цикла проекта:

• Водопадная — этапы идут последовательно, следующий начинается после завершения предыдущего.
• Спиральная — проект развивается через повторяющиеся итерации.
• Прототипирование — сначала создаётся прототип, затем уточняются требования.
• Инкрементная / гибридная — результат создаётся частями или с сочетанием разных подходов.

Закономерности жизненного цикла:

• расходы растут по мере продвижения проекта;
• влияние на результат со временем уменьшается;
• стоимость изменений со временем увеличивается;
• возможность управлять рисками уменьшается;
• ущерб от рисков к концу проекта обычно возрастает.

5. Группы процессов управления проектами. Цикл Деминга (PDCA). Области знаний по управлению проектами.

Группы процессов управления проектами:

• Инициация — запуск проекта или фазы.
• Планирование — определение целей, сроков, бюджета и действий.
• Исполнение — выполнение запланированных работ.
• Мониторинг и контроль — сравнение с планом и корректировка отклонений.
• Завершение — приемка результата и закрытие проекта или фазы.

Цикл Деминга (PDCA):

• Plan — планируй.
• Do — выполняй.
• Check — проверяй результат.
• Act — улучшай и корректируй.

Области знаний по управлению проектами:

// TODO

6. Организационное окружение проекта (структуры организаций).

Организационное окружение проекта — это структура организации, в которой выполняется проект. Она влияет на полномочия руководителя проекта, ресурсы и коммуникации.

Основные структуры организаций:

• Функциональная — сотрудники работают по отделам. Руководитель проекта слабый или отсутствует.
• Проектная — команда создаётся под конкретный проект. Руководитель проекта имеет большие полномочия.
• Матричная — сочетание функциональной и проектной структуры.

Виды матрицы:

• Слабая матрица — больше власти у функционального руководителя.
• Сбалансированная матрица — полномочия проектного и функционального руководителя примерно равны.
• Сильная матрица — больше власти у руководителя проекта.

Другие структуры:

• простая / органичная;
• мультидивизионная;
• виртуальная;
• гибридная;
• офис управления проектами.

Главное: структура организации определяет, насколько легко управлять проектом и получать ресурсы.

7. Устав проекта (содержание). Формирование целей с использованием "фильтров целей".

Устав проекта — документ, который официально запускает проект и даёт руководителю проекта полномочия использовать ресурсы.

Содержание устава проекта:

• обоснование проекта;
• цели проекта и критерии успеха;
• основные требования;
• краткое описание проекта;
• основные риски;
• контрольные события;
• общий бюджет;
• порядок утверждения;
• назначение руководителя проекта;
• спонсор проекта и его полномочия.

Цели проекта должны проходить через «фильтры целей».

SMART:

• S — конкретные;
• M — измеримые;
• A — достижимые;
• R — ориентированные на результат;
• T — ограниченные по времени.

PURE:

• позитивно сформулированные;
• понятные;
• релевантные ситуации;
• этичные.

CLEAR:

• содержат вызов;
• законные;
• не вредят окружению;
• уместные;
• записанные.

8. План управления проектом.

План управления проектом — документ, который описывает, как проект будет выполняться, контролироваться и закрываться.

Он объединяет планы по разным областям проекта и базовые планы по:

• срокам;
• стоимости;
• содержанию.

Что может включать план:

• выбранные процессы управления проектом;
• методы и инструменты управления;
• жизненный цикл проекта;
• порядок выполнения работ;
• мониторинг и контроль изменений;
• управление коммуникациями;
• поддержание актуальности базовых планов.

Важно: план должен соответствовать масштабу проекта. Для маленького проекта не нужен слишком подробный план.

Метод набегающей волны — ближайшие этапы планируются подробно, а дальние — укрупнённо. Потом план постепенно уточняется.

9. Метод набегающей волны.

Метод набегающей волны — способ планирования, когда:

• ближайшие работы планируются подробно;
• дальние этапы планируются укрупнённо;
• по мере продвижения проекта план постепенно уточняется.

То есть сначала делают общий план всего проекта, а детальный план — только на ближайший период.

Зачем нужен: чтобы не тратить время на подробный план дальних этапов, которые всё равно могут измениться.

Пример: на ближайший месяц расписаны конкретные задачи, сроки и ответственные, а следующие этапы описаны пока только в общем виде.

10. Руководство и управление работами проекта. За какие работы отвечает руководитель проекта?

Руководство и управление работами проекта — процесс, в котором выполняется план проекта и создаются результаты проекта.

Главная задача руководителя проекта — управлять ходом работ, ресурсами и связями между участниками.

Руководитель проекта отвечает за:

• выполнение работ для достижения целей проекта;
• расходование денег и трудовых ресурсов;
• подбор, обучение и управление командой;
• выбор поставщиков;
• приобретение и использование ресурсов;
• создание и проверку результатов проекта;
• управление рисками;
• сбор данных по срокам и затратам;
• внедрение одобренных изменений;
• организацию коммуникаций;
• документирование накопленных знаний.

11. Мониторинг и контроль над работами проекта. Что включает в себя мониторинг и контроль?

Мониторинг и контроль над работами проекта — это постоянное наблюдение и анализ выполнения проекта, чтобы понять, идёт ли он по плану.

Что включает мониторинг и контроль:

• сравнение фактического хода проекта с планом;
• выявление отклонений;
• назначение корректирующих или предупреждающих действий;
• отслеживание рисков;
• контроль выполнения мер реагирования на риски;
• ведение актуальной проектной документации;
• подготовка отчетов о состоянии проекта;
• оценка прогресса и прогнозирование;
• обновление данных по затратам и расписанию;
• контроль выполнения одобренных изменений.

Главное: мониторинг помогает вовремя заметить проблемы и скорректировать проект.

12. Общее управление изменениями. Утверждение изменений.

Общее управление изменениями — процесс обработки запросов на изменения, их утверждения и внесения в планы проекта.

Проекты редко идут точно по плану, поэтому изменения нужно контролировать.

Как происходит управление изменениями:

• замечается отклонение или появляется новое требование;
• оценивается влияние изменения на проект;
• оформляется запрос на изменение;
• запрос рассматривается и утверждается или отклоняется;
• утверждённые изменения вносятся в документы и планы проекта.

Что оценивают при изменениях:

• содержание;
• качество;
• сроки;
• бюджет;
• ресурсы;
• риски.

Утверждение изменений:

Изменения могут утверждать:

• руководитель проекта;
• спонсор проекта;
• заказчик;
• управляющий комитет.

Существенные изменения, например по содержанию, бюджету или срокам, обычно утверждаются на более высоком уровне.

Любое изменение должно быть согласовано и отражено в документах проекта

13. Управление знаниями проектов.

Управление знаниями проекта — это сбор, хранение и использование опыта и информации, полученных в ходе проекта.

Зачем нужно:

• не повторять старые ошибки;
• использовать лучшие практики;
• быстрее решать похожие задачи;
• сохранять опыт команды для будущих проектов.

Что включает:

• документирование накопленных знаний;
• хранение проектной информации;
• обмен знаниями между участниками;
• распространение полезного опыта.

Примеры инструментов:

• база знаний проекта;
• карта знаний проекта;
• сообщества практиков;
• конференции и встречи;
• внутренние порталы, трекеры, сетевые диски;
• мессенджеры, почта, документация.

Факторы, влияющие на управление знаниями:

• культура доверия и обучения;
• географическое распределение команды;
• наличие экспертов по знаниям;
• требования конфиденциальности.

14. Что такое "Содержание проекта"? Перечислить процессы управления содержанием проекта.

Содержание проекта — это работы, которые нужно выполнить, чтобы создать продукт, услугу или результат с нужными свойствами.

Управление содержанием проекта — определение, что именно надо сделать, контроль этих работ и приемка готовых результатов.

Процессы управления содержанием:

• Планирование управления содержанием — как будет определяться и контролироваться содержание.
• Сбор требований — выявление и документирование требований участников проекта.
• Определение содержания — подробное описание проекта и продукта.
• Создание иерархической структуры работ проекта — разбиение проекта на мелкие управляемые части.
• Подтверждение содержания — формальная приемка результатов проекта.
• Контроль содержания — управление изменениями в содержании проекта.